Open Conference System (OCS): Software untuk Pengelolaan dan Publikasi Makalah Seminar

Deskripsi Singkat

Selain jurnal, makalah hasil konferensi atau seminar juga menjadi salah satu publikasi ilmiah yang menjadi output lembaga, khususnya di institusi pendidikan tinggi dan lembaga penelitian dan pengembangan (litbang).  Pada lembaga tersebut, kegiatan konferensi, seminar, dan pertemuan ilmiah sejenisnya telah menjadi agenda kegiatan rutin tahunan (minimal satu tahun sekali). Saat ini, berbagai istitusi pendidikan dan litbang di Indonesia berlomba-lomba menyelenggarakan konferensi dan pertemuan ilmiah sejenisnya guna meningkatkan kerjasama penelitian ataupun kegiatan ilmiah lainnya, baik dalam skala nasional maupun internasional. Selain itu, publikasi hasil konferensi juga menjadi menjadi salah satu indikator suatu lembaga itu masih eksis. Ketika hasil konferensi diterbitkan dan dipublikasikan ke media cetak dan elektronik, animo masyarakat untuk menggali informasi publikasi hasil konferensi akan semakin tinggi. Dalam hal ini menemukan sumber informasi yang ada di makalah/prosiding untuk bahan penelitian atau penulisan ilmiah.

Pada penyelenggaraan konferensi, tentunya institusi/lembaga tidak hanya menginginkan kegiatannya berjalan lancar dan sukes, tetapi juga menghasilkan suatu publikasi ilmiah yang berkualitas, apakah berupa kumpulan makalah lengkap ataupun prosiding yang dibukukan. Hal tersebut tentunya akan membutuhkan anggaran kegiatan yang relatif besar dan sumber daya organisasi yang memadai guna kelancaran dan kenyamanan pelaksanaan konferensi. Sebagai output lembaga diharapkan setiap informasi yang tercantum prosiding dapat diakses seluas-luasnya oleh masyarakat global dengan mudah dan cepat serta memberikan dampak besar dalam kemajuan iptek. Agar konten informasi prosiding dapat diakses lebih luas, mudah, dan cepat oleh masyarakat, maka harus diterbitkan secara elektronik dan online. Terkait dengan penyelenggaraan konferensi dan penerbitan makalah/prosiding ini sudah ada suatu aplikasi online untuk hal tersebut, yaitu Open Conference System (OCS). 

Software OCS bersifat open source dan open access, serta mudah dikelola konten dan fiturnya sesuai kebutuhan penyelenggara konferensi. OCS merupakan salah satu sistem online yang terinstal secara tunggal tetapi dapat digunakan untuk berbagai host kegiatan konferensi, misalnya “PKP Scholarly Publishing Conference” and “Special Topics in Computing” atau PKP Scholarly Publishing Conference 2007” and “PKP Scholarly Publishing 2008”. Melalui OCS, sistem penjadwalan kegiatan konferensi juga dapat diatur sesuai waktu dan kebutuhan yang telah ditetapkan oleh pihak penyelenggara konferensi. Terkait dengan pengelolaan situs dan konten econference, sudah ada administrator situs (site administrator) dan manajer konferensi (conference manager). Administrator situs bertanggung jawab menginstal dan menciptakan situs konferensi, sedangkan manajer konferensi bertanggung jawab mengatur jadwal kegiatan konferensi (PKP, 2008). Melalui OCS, informasi penyelenggaraan konferensi dan penerimaan naskah/makalah call for paper dapat dilakukan secara online.    

Permasalahannya adalah pengelolaan e-conference di Indonesia belum semarak seperti pengelolaan e-journal. Hal tersebut tentunya menjadi tugas kita bersama, baik pemerintah maupun penyelenggara konferensi. Pemerintah, dalam hal ini Kementrian Riset dan Teknologi-DIKTI; Perpustakaan Nasional; atau Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia, perlu berupaya semaksimal mungkin untuk menggalakkan program e-conference untuk penerbitan prosiding elektronik (eproceeding). Hal tersebut dapat dilakukan sebagaimana mewajibkan pengelola jurnal untuk menerbitan e-journal jika ingin terakreditasi terbitannya. Upaya ini perlu dilakukan mengingat publikasi jurnal dan prosiding memiliki beberapa persamaan, yaitu sama-sama hasil kajian atau penelitian yang melalui proses editing dan peer-review; serta memiliki informasi mutakhir di bidang iptek. Sedangkan perbedaannya hanya pada waktu terbitnya, jurnal harus terbit secara periodik (berkala) dan prosiding tidak harus terbit secara periodik (tergantung pada kemampuan lembaga/organisasi.

 

Pengelolaan E-Conference dengan OCS

OCS adalah aplikasi open source yang dirancang khusus untuk penerbitan elektronik (e-publishing) hasil konferensi secara lengkap, termasuk memfasilitasi proses penerbitan dan peer-review. OCS dikembangkan oleh Public Knowledge Project (PKP), yaitu suatu lembaga nirlaba internasional yang memiliki inisiasi untuk pengembangan software e-publishing open source dan gratis melalui proyek penelitian dalam rangka peningkatan mutu penerbitan ilmiah. Pengembangan OCS diawali dari kegiatan penelitian dan pengembangan yang diinisiasi oleh PKP di the University of British Columbia. OCS dirilis sebagai open source software pada tahun 200 dan di tahun 2007 rilis OCS versi 2.0. Aplikasi OCS untuk kegiatan econference dapat diakses dan di-download melalui situs PKP di https://pkp.sfu.ca/ocs/

Gambar 1. Laman resmi OCS PKP

Gambar 2. Alur kerja pengelola OCS

Beberapa fasilitas yang ada di OCS, antara lain: (1) membuat situs konferensi; (2) menyusun informasi dan mengirim naskah call for paper (abstrak atau full text); (3) memberikan persetujuan penerimaan abstrak dan makalah; (4) melakukan perbaikan naskah (editing) secara elektronik; (5) menelusuri hasil pengiriman surat (email) dan naskah; (6) mem-posting data asli (jika diinginkan); (7)  meregistrasi peran anggota (peserta, reviewer, atau event organizer); dan (8) mengintegrasikan diskusi online pascakonferensi. Tampilan “demo” penggunaan OCS untuk pengelolaan econference dapat diakses di: https://pkp.sfu.ca/conferences.

Berdasarkan uraian tersebut dapat diketahui bahwa untuk mengembangkan kegiatan konferensi, seminar, dan pertemuan ilmiah sejenisnya sistem online diperlukan oleh penyelenggara konferensi seperti pergururan tinggi. Penyelenggaraan konferensi dengan sistem e-conference dan online ini dianggap jauh lebih efektif, baik dalam hal keterlibatan partisipan konferensi (peserta, pemakalah, dan pihak lain yang berkepentingan); peningkatan kualitas naskah call for paper; maupun peningkatan kerjasama/kolaborasi penelitian antarpersonal atau institusi di lembaga ilmiah. Dalam mengelola e-conference, pihak penyelenggara harus menyiapkan segala sumber daya organisasi yang dimiliki dan memperhatikan segala ketentuan dan kaidah-kaidah publikasi ilmiah agar prosiding yang dihasilkan berkualitas dan berdampak bagi pengembangan iptek di masyarakat.  Penyelanggara konferensi atau pengelola e-conference ini sebaiknya memperhatikan lingkup konferensi dan ketentuan penerbitan prosiding, baik untuk skala nasional maupun internasional. Selain itu, untuk meningkatkan penerbitan e-proceeding di Indonesia, pemerintah dan penyelenggara konferensi perlu berupaya keras dan memiliki komitmen yang tinggi untuk menggalakan penyelenggaraan econference dan penerbitan e-proceeding. Diharapkan dengan memanfaatkan OCS sebagai situs konferensi dan mengelola kegiatan e-conference, kualitas dan reputasi terbitan prosiding di Indonesia semakin lebih baik dan menjadi output lembaga yang dapat dibanggakan. Sebagai penutup, penulis menyarankan kepada institusi pendidikan dan lembaga litbang yang setiap tahunnya menyelenggarakan konferensi, seminar, atau pertemuan ilmiah sejenisnya agar memanfaatkan OCS untuk penyelenggaranaan econference dan penerbitan e-proceeding.

Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*